Časové plánování samo o sobě nestačí, protože i když čas máme, přesto se do pro nás důležitých činností nepustíme. Důvodem je nedostatek energie, která může mít různé formy (lenost, odkládání, nedostatek motivace, únava…).
Pro to, abychom měli dostatek času a zároveň i dostatek energie, musíme uvažovat ve dvou dimenzích.
Pro přehlednost uvádím toto schéma:
Time management se zaměřuje především na rozdělení času vložením aktivit do časového rámce.
Zatímco druhá část modelu se zaměřuje na energii potřebnou k tomu, abychom danou činnost byli vůbec schopni vykonávat, i když na ni máme čas.
Pokud skloubíme tyto dvě roviny dohromady, můžeme se ocitnout v jedné z těchto situací:
- Nemáme čas, ale máme energii – kvadrant I
- Máme čas a máme energii – kvadrant II
- Nemáme čas a nemáme energii – kvadrant III
- Máme čas, ale nemáme energii – kvadrant IV
Tento článek je především o přesunu z kvadrantu IV do kvadrantu II, kde máme:
- Dostatek času
- Dostatek energie
Určitě jste to všichni zažili a nebo stále zažíváte. I když se snažíme stihnout co nejvíce věcí, přesto máme pocit, že nám vše přerůstá přes hlavu, a nebo v lepším případě máme pocit, že nepracujeme efektivně.
Kolikrát jsem již slyšel větu „Bohužel na to nemám čas“ a jednalo se o nejrůznější činnosti, jako je studium cizího jazyka, cvičení …. Pominu teď situaci, kdy nestíháme z důvodu absence priorit, a tak jsme zavaleni nejrůznějšími operativními činnostmi, které nám nepřináší to, co je pro nás nejdůležitější.
Když pak se zákazníkem, který bojuje právě s nedostatkem času, rozebíráme jeho denní time management za účelem zjištění okolností, které by se daly vylepšit, většinou po odstranění prvotní překážky v podobě přehlcení důležitými činnostmi zjistíme, že času je dostatek. Zní to jako banalita, ale samotný sken denních činností odkryje dříve netušené rezervy.
Typickým příkladem je toto:
Den má 24 hodin. Z tohoto času odečteme 8 hodin, které bychom měli věnovat spánku (o důležitosti a bohužel i opomíjení tohoto pojednává skvělá kniha Proč spíme). Zůstává nám tedy 16 hodin pro aktivní fungování. Je tomu ale opravdu tak? Když z toho odečteme další časové bloky, jako jsou práce, vaření, nákupy, vyzvednutí děti ze školky a tak dále, zjistíme, že nakonec nám času moc nezbývá.
Může pak docházet k této typické situaci:
Klient: „Takže v sedm večer mám konečně trochu času pro sebe.“
Já: „V kolik hodin chodíte spát?“
Klient: „Tak kolem jedenácté.“
Já: „A co děláte od sedmi do jedenácti?“
Klient: „Většinou se dívám na televizi, nebo jsem na Facebooku, píši si se známými, brouzdám na internetu…“
Já: „Říkal jste ale, že se chcete zlepšit v angličtině, a že na ní nemáte čas, přitom denně ztrácíte 4 hodiny svého času na činnosti, které vás k tomuto cíli vůbec neposouvají.“
Klient: „To je pravda, ale já jsem večer po celém dni totálně vyčerpaný. Potřebuji si natáhnout nohy a vypnout. Vůbec se mi nechce věnovat se studiu, i když vím, že bych měl.“
Já: „A jak se potom cítíte?“
Klient: „Většinou se dostaví výčitky. Hlavně když pak na dovolené vidím ostatní, jak se anglicky domluví, zatímco já neřeknu ani slovo a cítím se jako hlupák. Pokaždé si pak slibuji, že opravdu začnu, ale ten čas nepřichází.“
Tento příběh v podobných obměnách slýchávám poměrně často.
Pokud budete dělat stejné věci stejným způsobem, budete mít stále stejné výsledky.
Je potřeba tento zažitý rytmus změnit. Analýza našich časových možností je jen prvním krokem, protože čas máme všichni stejný. Myslím tím den. Často zjistíme, že čas máme, dokonce hodně času, v uvedeném případě 4 hodiny denně, ale chybí nám druhý rozměr a tím je ENERGIE – chuť pustit se do toho důležitého.
Rád bych zdůraznil, že se zde zabývám pouze touto úrovni, kdy už máme vyřešené základy time managementu. Pokud jste v situaci, že nemáte čas natáhnout si nohy a koukat se na televizi, surfovat na internetu, nebo trávit hodiny na sociální síti, pak je potřeba zaměřit se na jinou úroveň – určení priorit, přehodnocení aktivit, delegování.
Pokud však zůstaneme u uvedeného příkladu a budeme se zabývat otázkou, jak nejlépe využít volný čas, dostaneme se k tomuto řešení:
K dispozici máme 4 hodiny „volného“ času. Nenechte se zlákat prvotním nadšením a nesnažte se celé 4 hodiny věnovat všem smysluplným činnostem. Toto je častá past! Odstartujete sice rychle, ale po pár dnech vám dojde šťáva.
Proto ze začátku doporučuji vyčlenit si jen malou část z tohoto času. Například 30 minut. Jde o to, abyste zaprvé uvěřili, že se můžete pohnout z místa a zadruhé, že si můžete vytvořit návyk, který vám pomůže pokračovat dlouhodobě.
Pokud se po celém dni večer cítíte bez energie (už jsme si řekli, jak je energie důležitá, a že nestačí jen čas), zkuste se zamyslet nad tím, jestli se věnujete činnostem, které energii dodávají, a které naopak energii ještě ubírají. Nezůstaňte jen u fyzických pocitů, ale zaměřte se také na ty psychické. Jak se cítíte ve své hlavě?
Častým omylem je to, že u televize relaxujeme. Opravdu vám televize dodává energii, nebo se pak spíše cítíte utlumení a unavení? Co kdybyste se místo dvou hodin u televize oblékli (já vím, je to otrava znovu se obléci a jít do tmy) a vyrazili třeba jen na dvacetiminutovou procházku. Ano, ze začátku to chce překonat lenost, ale když se pak z procházky vrátíte, budete mít jistě více energie, než váš Avatar, který mezitím seděl na gauči a sledoval nějaký seriál.
Nechápejte mě špatně. I já se někdy rád válím a nevidím na tom nic špatného, pokud se toto válení nezvrtne a nestane se každodenním rituálem.
Pokud máte pocit, že příliš mnoho času proflákáte, a rádi byste se věnovali pro vás důležitým činnostem, mám pro vás několik tipů:
- Uvědomte si, že čas samotný nestačí, je potřeba abyste měli i dostatek energie.
- Nesnažte se vše změnit najednou, ale začněte s málem. Například: mám čtyři hodiny času, a tak z nich ukrojím jen 30 minut pro to důležité, což je jen 12% z celkových čtyřech hodin.
- Sledujte své pokroky. Zapisujte si je třeba jen týden, dva a vracejte se k nim. Uvidíte černé na bílém, že se posouváte a to vás povzbudí do další práce.
Máte s tímto tématem osobní zkušenosti? A jak to zvládáte vy? Napište mi o tom.
Dan
